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Réunion du 3 juillet 2015

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1 Réunion du 3 juillet 2015 le Mar 28 Juil - 11:25

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Admin
Le compte-rendu nous a été transmis par Aline.
Les secrétaires de direction n'étaient pas présentes à cette réunion ( jour non travaillé pour l'une et maladie pour l'autre).

Il ressort de ce compte-rendu :
1) Plusieurs procédures sont à rédiger ou à modifier:
- procédure réception du courrier / à modifier: réception des factures ($1 du compte-rendu), courrier à ne pas ouvrir ($2 du compte-rendu);
- procédure "absences imprévues" / à créer: $3 du compte-rendu
- procédure "suppléances secrétariat accueil, secrétariat de direction" / à créer
pour rappel, les procédures se trouvent dans le dossier "secrétariat de direction/procédures", ainsi que dans le classeur vert sur le bureau SD, pour celles qui sont déjà rédigées.
- procédure "envoi des places CHRS" par le 115 : faite par Aline, validée par M. Mila, mise en forme, numérotée et classée par mes soins
- procédure "rapprochement bancaire" transmise par Christelle et mise en forme, numérotée et classée par mes soins

2) Les fiches de poste sont à modifier en fonction de la réalité des tâches:
Les fiches en format Word (donc modifiables) ont finalement été retrouvées (voir messages d'Aline) dans le dossier des DP.
Pour information, j'ai commencé à modifier la fiche du secrétariat de direction : je déposerai le document en cours de modification dans le dossier originaux en format Word - il s'appelle "fiche de poste SD L.Caparros EN COURS MODIF".
Nathalie, tu peux apporter tes propres modifications sur ce même document (par exemple, dans une autre couleur de police) et on essayera de faire une synthèse pour créer une véritable fiche de poste exhaustive mais pas trop détaillée. On verra ça à mon retour de vacances.

Je reporte ce qui concerne les procédures dans le forum "procédures".
Lucette

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2 Re: Réunion du 3 juillet 2015 le Lun 3 Aoû - 15:45

Je n'ai pas trouvé le compte-rendu de cette réunion, il n'est pas dans le répertoire habituel :
ECHANGE / PLATEFORME SECRETARIATS / DOSSIER DOCUMENTATION.

J'ai pris connaissance de tous les emails sur les 2 adresses internes (n.benausse & celle du secrétariat). J'ai cherché dans les envois effectués par Aline, je n'ai pas de trace. Finalement, j'ai demandé à Sabine et Christelle, elles n'ont rien reçu.

Après recherche, je l'ai trouvé dans :
SECRETARIAT-DIRECTION / COMPTE RENDUS DE REUNIONS / SERVICES ADMINISTRATIFS / Compte-rendu n°26_réunion du 3 juillet 2015

Par contre, Monsieur MILA étant au téléphone, je ne sais pas si ce compte-rendu a été validé ?

Pour info, je l'ai imprimé et donné à la comptabilité.

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